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挑選線上視訊會議系統的五個不同面向,掌握 WFH 效率與產能

作者: 匯智資訊股份有限公司     發表於 2020-09-02    瀏覽數:75
我們先來定義「線上視訊會議」,也許從英文來看會更直接。在台灣,開線上會議大家會以 con call 簡稱,其實將英文單字拆開來看,線上會議涵蓋了「線上文字會議、線上電話會議、線上視訊會議」 (online meeting,online conference call,online video conference call) 三大種類;我們今天想來談「線上視訊會議」系統的挑選,如何影響了後疫情時代 WFH 的效率與 BCP 企業持續營運計畫(或稱營業不中斷)的策略思維。

後疫情時代來臨,許多企業行號、工廠紛紛復工回到原辦公地點, WFH 也因疫情成了辦公方式的一股趨勢,並喚起更多企業對於 BCP 企業持續營運計畫的重視。當面對颱風假、高溫假這類大家或許早已習以為常的狀況時,實行 BCP 主要就是保持商務郵件往來的有效性與暢通,讓大家無論何時何地都能繼續藉由郵件溝通工作;但假使是遇到如 Covid-19 這類大型或區域性的天災人禍等意外,除了上述商務郵件以及工作與人力備援上的安排,WFH 的實施效率更仰賴您是否選到一套或幾套真正適合您公司及生意夥伴的線上視訊會議系統及協同工作平台,讓大家不僅能透過文字溝通、影音視訊也能順暢無阻礙,讓您的生意營運能保有一個程度上的持續不中斷。(對於 BCP 完整的實施方式,可以參考:BCP 該從何開始?BCP 演練腳本大公開,只要掌握這 2 點,您的 BCP 隨時都能展開 https://blog.cloudmax.com.tw/2-important-points-of-bcp-script )

上述提到的 WFH 在未來,不一定真的都是在家工作,而是指在不同地域的各點,連線工作,而不同地點常常會有不同的外界影響與挑戰需要克服,而有效的線上會議系統能幫助一間企業所有人在艱困環境下,仍能保持不同點同時辦公的儀式感、效率與產能。想看匯智在今年4月實施 WFH 的心得嗎?不妨參考:匯智人遠距上班與在家工作之七大真實體驗 https://blog.cloudmax.com.tw/7-actual-experiences-of-work-from-home。

回到線上視訊會議主題,大家應該都對 Webex, Zoom, Teams, Google Meet, Line, Skype, Messenger 這幾個能進行線上會議的系統軟體耳熟能詳,若只是單純針對少數幾個人的線上電話會議或是文字會議,以上提到的都可使用;但我們今天說的是「線上視訊會議」,代表著在技術背景,必須能優秀的處理影像與音訊的串流,畢竟影音串流在速度與延遲度上會給使用者很不同的感受,並且經過小編實測各軟體系統,與會人數多寡、國家地域的不同、網路環境的不同、時間的不同,各套軟體系統的流暢度與障礙也更加倍明顯,因此,我們可以先老實說,線上視訊會議系統真的很難選擇!若想要一一細細比較,可以參考看看:視訊會議懶人包 (https://cloudmax.tw/3hQBKNB) 提到的 Webex 與 Teams 詳細說明,或上網搜尋「線上視訊會議」會找到相當多開箱實測文,但您也可以依據我們實際使用並協助客戶選擇及導入後得出的角度面向,來幫助您思考真正適合且能維持、甚至提升您 WFH 效率的線上視訊會議系統。

挑選線上視訊會議系統的五個不同面向
以下是幾個比較常見的應用情境,我們針對這些情境分享服務選擇的考量指標。

一、針對公司正式商務使用、且使用頻率頻繁?考量順序:
1. 穩定 – 可靠知名的專業品牌
2. 可靠 – 付費方案(具備服務承諾且針對障礙或損失提供賠償)
3. 速度 – 放置系統的機房及網路線路分佈廣泛且密集通暢

二、針對以大型活動、直播、教育訓練為營利,但使用頻率固定且不頻繁?考量順序:
1. 穩定 – 可靠知名的專業品牌
2. 速度 – 放置系統的機房及網路線路分佈廣泛且密集通暢
3. 技術 – 串流技術深厚,畫質清晰
4. 可靠 – 付費方案(具備服務承諾且針對障礙或損失提供賠償)
5. 彈性 – 方案多重(功能分類友善詳細且完整,可貼近當次需求單次或短期租用)

三、針對產業特殊,如獵人頭公司、時尚娛樂產業?考量順序:
1. 穩定 – 可靠知名的專業品牌
2. 彈性 – 方案多重(功能分類友善詳細,可貼近需求)
3. 技術 – 串流技術深厚,畫質清晰
4. 速度 – 放置系統的機房及網路線路分佈廣泛且密集通暢
5. 可靠 – 付費方案(具備服務承諾且針對障礙或損失提供賠償)

四、針對跨產業生意夥伴會議,使用不頻繁、時間短、人數少、地點固定?考量順序:
1. 穩定 – 可靠知名的專業品牌
2. 可靠 – 付費方案(具備服務承諾且針對障礙或損失提供賠償)
3. 彈性 – 方案多重(功能分類友善詳細且完整,可貼近需求)
4. 速度 – 放置系統的機房及網路線路分佈廣泛且密集通暢

五、個人、組織團隊或小型非正式會議之使用?考量順序:
1. 穩定 – 可靠知名的專業品牌
2. 彈性 – 方案多重(功能分類友善詳細,可貼近需求)
3. 可靠 – 可考慮免費方案(甚至可一不同需求與使用習慣採用多家線上視訊會議系統)
4. 速度 – 放置系統的機房及網路線路分佈廣泛且密集通暢

以上,大家有發現上述完全沒有提到個人隱私及資訊安全保護嗎?因為資訊安全已經被我們視為基本,資訊安全與穩定及可靠同樣是必備的!

無論如何,除了細細研究每家線上視訊會議系統的功能,及操作習慣是否適合您以外,資訊安全是首要之重!萬一大意,洩露的除了企業機密,更可能連同您家人的生活隱私都被人駭入竊取。因此,千萬不要忘記研究一下您所選擇的線上視訊會議系統,是否有出過資訊安全相關的新聞或漏洞疑慮,並且最好尋找您所在當地、您本國的代理商或經銷商協助您判斷評估,並且連同原廠提供您雙重的保障。而至於速度、流暢度及畫質清晰度這類問題,有太多影響因素,每個人能接受的程度亦不相同,建議您每套都試試看!上述提到的 Webex、Teams 等…已涵蓋目前熱門線上視訊會議系統,且幾乎都有免費版本,測完再決定是否採用付費方案,才是最聰明的作法。

繼續閱讀:後疫情時代之 BCP 企業持續營運計劃策略思維系列報導。
文章連結 https://cloudmax.tw/3bjeu8j。

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